La solution de flux documentaire MGS
MGS vous propose sa propre solution de gestion de flux documentaires, qui vous permet d’archiver, centraliser, sécuriser et partager vos documents. MGS s’adapte à vos besoins et à vos spécificités métier pour tous vos flux documentaires.
Dématérialisation
Numérisez tous vos documents papier (factures clients et fournisseurs, bulletins de paie…).
Archivage
Archivez automatiquement et rapidement vos fichiers sous forme de dossiers.
Circuit de validation
Gagnez du temps sur vos circuits de validation (workflow) et simplifiez-les avec la solution MGS.
Signature électronique
Numérisez tous vos documents papier (factures clients et fournisseurs, bulletins de paie…).
Comment ça marche ?
Le signataire (ou les signataires), reçoit sur son téléphone portable un code qui lui permet de valider le contrat, ce qui assure de la bonne identité du signataire.
La signature électronique est entièrement reconnue et dispose d’une valeur légale, à même titre qu’une signature papier.
Certificat RGS 1* ou RGS 2**.
Archivage des données
L’archivage numérique au sein de l’entreprise devient aujourd’hui possible et permet de s’affranchir d’un archivage papier long, fastidieux, et surtout coûteux.
Comment ça marche ?
En partant d’un scanner, on scan le document qui est intégré automatiquement dans la solution MGS au format numérique (PDF, Word, Excel, Email, Image, etc.). Un simple copier/coller dans un répertoire réseau permet à la solution MGS de prendre en charge le fichier. Le voilà numérisé et archivé.
Une interface simple, intuitive et sécurisé permet aux utilisateurs de rechercher, filtrer, et trier les documents, mais aussi de gérer des versions, d’apposer des tampons, ou encore de partager avec les collaborateurs et partenaires.
Envoi factures Chorus ou factures email
L’envoi de factures Chorus ou par email est une tâche qui prend beaucoup de temps en entreprise. La solution MGS Flux Documentaires permet, en plus d’archiver, d’envoyer les factures directement sur la plateforme Chorus, ou directement par email pour les factures privées.
Comment ça marche ?
Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, en fonction de vos règles de facturation, votre ERP va générer les factures au format PDF, qui seront transmise sur votre environnent MGS Flux Documentaires, notre solution s’occupe automatiquement d’archiver les PDF, puis de les transmettre via Chorus ou par Email en fonction des règles définis.
Il vous reste à surveiller les retours d’envoi (boites emails n’existant pas, Siret Chorus non conforme).
Gain de temps, optimisation du délai de paiement de vos factures, optimisation du processus de gestion interne.
Les avantages de la dématérialisation
L’archivage numérique de vos documents propose de nombreux avantages pour votre entreprise et vos différents interlocuteurs :
Faites des économies financières et matérielles en réduisant la production de documents papiers, et réduisez votre empreinte carbone.
Assurez-vous de la sécurisation de vos envois, et d’une meilleure traçabilité de vos flux documentaires.
Gagnez du temps sur la recherche de fichiers, sur les circuits de validation, et donc sur les délais de paiement.